ギリギリグセのあった私が仕事を締め切りより早く終わらせられるようになった方法

以前私はギリギリになって焦ってしまうことが多いタイプだったのですが、最近は物事を早め早めに進めていくことができるようになりました。実際にやってみて効果があったことについて紹介します。

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常にデッドラインを意識できる仕組みづくりを

最近知人のお手伝いでデータ入力の仕事をさせてもらっているのですが、このお仕事はデータ入力とはいえ量が膨大なのと、1つのデータの入力事項がなかなか複雑で1件当たりの時間がけっこうかかるので、期日までに完了するためには計画的な進行が不可欠だと感じました。

そのためまずはデータ数と締め切りまでの日数から、1日あたり何件進めればよいかを算出しました。ここまでは、普通に誰でもやることだと思います。しかし、これだけでは「早めに進める」ことへのモチベーションアップにはつながりません。

作業を前倒しにしたくなるようにするためには、まず、作業ファイルそのものに「期限」の列を作ります。

これで作業中も常に進捗状況を意識できるようになります。

その上で、入力が完了したデータの列はどんどん好きな色で塗りつぶしていきます。あまり薄くなく、未完了の部分の白とはっきり見分けがつく色で、明るめのポジティブな感じのするカラーがおすすめです。

たったこれだけで、常にデッドラインの先を行くように作業を進めるようになって自分でもびっくりしました。この方法には、「予定ペースに遅れない」だけではなく、「締め切りの先を行きたくなる」という素晴らしい効果があるのです!

ポイントは「遅れ」というより「余裕」の可視化

このやり方の効果は、まずは「毎日の締め切りを必ず守るようになる」ということです。例えば6月21日の時点で下のような状況の場合、「何としてもあと2件終わらせよう!」という気になれます。単に「1日〇件」とノルマを決めるだけのやり方とは、その達成状況が目に見える点が決定的に異なります。

一日あたりのノルマや締め切りを始めに意識する人は多くても、作業しながら常に進捗を意識し続けられる人は、実は少ないのではないかと思います。このように「予定」と「現状」を常に見比べることができるようにすることで、作業が間に合っていないことに「気持ち悪さ」を感じるようになります。

多くの場合、人は作業が遅れ気味のときに「まずいな」と感じてはいても、「実際どれくらい遅れているか」は把握できていないか、見ないふりをしているのです。でもこの方法なら、可視化された遅れから目をそむけることはできません。

さらに、この方法の利点は「間に合わせるだけでなく、締め切りの先を行きたくなるようになる」ということです。

その日のノルマぴったりまで作業が進むと、不思議と「あと1件だけやっておこう!」「もう3件進めておこう!」という気になります。「遅れ」だけでなく、予定よりどれくらい進んでいるかという「余裕」も可視化されるので、締め切りの先を行くのがとても気持ちがいいのです。

まとめ:自分を気持ちよくさせる仕組みを作ることが大事

ギリギリグセがあった頃の私は「絶対に計画的に進めるぞ!」と気合を入れるものの、なかなかうまくいきませんでした。心だけで自分で自分を律していくことができるなら良いですが、そもそもそれができないから今までずっとダメだったのです。

ところが、今回紹介したような仕組みを使ってみると、うまく自分を締め切りの先を行くサイクルに乗せることができました。

「締め切りに追われず、早めの行動をする自分」になりたいのであれば、「遅れが出始めると気持ち悪く感じ、早めの行動をすれば快感を得られる仕組み」を作ることが必要だったのです。

人それぞれ、何で快感を得られるかは違うので、ぜひ自分に合った方法を探して余裕のあるお仕事ライフを目指してみてください!

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